Sign Plus

Sign.Plus: Dokumente einfach und rechtskonform elektronisch unterschreiben

Verträge ausdrucken, unterschreiben, einscannen und anschließend wieder per E-Mail verschicken: Technisch notwendig ist dieser Ablauf längst nicht mehr. Mit Sign.Plus kannst du Dokumente online unterschreiben, zur Signatur versenden und den gesamten Unterschriftenprozess digital verwalten.

Das Tool richtet sich sowohl an Einzelpersonen und Selbstständige als auch an Teams und größere Unternehmen. Neben einfachen elektronischen Signaturen gehören Vorlagen, automatische Erinnerungen, definierte Unterschriftenreihenfolgen, Audit-Trails und verschiedene Integrationen zum Funktionsumfang. Sign.Plus unterstützt außerdem unterschiedliche Signaturniveaus bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). 

Was ist Sign.Plus?

Sign.Plus ist eine cloudbasierte Plattform für elektronische Signaturen des Schweizer Unternehmens Alohi SA aus Genf. Statt Dokumente zwischen E-Mail, PDF-Programm, Drucker und Scanner hin- und herzuschieben, läuft der komplette Signaturprozess über eine zentrale Plattform.

Du kannst mit Sign.Plus beispielsweise:

• Dokumente selbst elektronisch unterschreiben
• eine oder mehrere Personen um eine Unterschrift bitten
• eine Reihenfolge für mehrere Unterzeichner definieren
• Dokumentvorlagen erstellen
• Erinnerungen und Ablaufdaten festlegen
• den Status einer Unterschrift verfolgen
• Empfänger zusätzlich authentifizieren
• persönlich vor Ort Unterschriften erfassen
• Dokumente per Massenversand verschicken
• Prozesse über Zapier oder eine API automatisieren.

Der ursprüngliche Ansatz ist damit relativ simpel: Signieren soll zu einem Workflow werden und nicht zu einer separaten administrativen Tätigkeit. Genau darauf ist Sign.Plus ausgelegt. 

So funktioniert Sign.Plus

Der typische Ablauf besteht aus wenigen Schritten.

Zunächst lädst du beispielsweise einen Vertrag als PDF hoch. Anschließend legst du fest, wer unterschreiben soll. Danach platzierst du per Drag & Drop Felder für Signatur, Initialen, Namen, Datum, Text oder Checkboxen auf dem Dokument.

Bei mehreren Beteiligten kannst du zusätzlich definieren, in welcher Reihenfolge unterschrieben werden soll.

Danach verschickst du die Signaturanfrage. Der Empfänger benötigt dafür kein eigenes Sign.Plus-Konto. Er bekommt einen Link und kann das Dokument über den Browser öffnen und unterschreiben. Laut Sign.Plus funktioniert das auch auf mobilen Geräten.

Währenddessen kannst du verfolgen, ob ein Dokument geöffnet oder unterschrieben wurde. Nach Abschluss steht ein entsprechender Audit-Trail beziehungsweise ein Abschlusszertifikat zur Verfügung.

Die wichtigsten Funktionen von Sign.Plus

Elektronische Signaturen anfordern

Die Basisfunktion ist natürlich das Versenden eines Dokuments an andere Personen zur Unterschrift.

Interessant wird Sign.Plus vor allem dann, wenn regelmäßig mehrere Personen beteiligt sind. Du kannst Rollen und Unterschriftenreihenfolgen definieren und so beispielsweise einen Prozess abbilden wie:

Vertrieb → Kunde → Geschäftsführung

Damit entfällt ein erheblicher Teil der manuellen Koordination.

Wiederverwendbare Vorlagen

Bei regelmäßig wiederkehrenden Verträgen kannst du Dokumente als Vorlage speichern.

Das ist beispielsweise sinnvoll für:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• NDAs
• Arbeitsverträge
• Freelancer-Verträge
• Einverständniserklärungen
• Kundenvereinbarungen.

Die Felder und Workflows müssen dann nicht jedes Mal neu angelegt werden. Sign.Plus ermöglicht zudem, Einstellungen wie Erinnerungen oder Ablaufdaten direkt in einer Vorlage zu hinterlegen.

Automatische Erinnerungen

Ein kleines Feature mit relativ großem praktischen Nutzen sind automatische Erinnerungen.

Wenn ein Kunde oder Geschäftspartner einen Vertrag noch nicht unterschrieben hat, musst du nicht selbst kontrollieren und eine weitere E-Mail verschicken. Sign.Plus kann automatisch Erinnerungen senden und zusätzlich ein Ablaufdatum für den Signaturprozess festlegen.

Signaturanfragen über SMS und WhatsApp

Interessant ist auch die Möglichkeit, Signaturanfragen zusätzlich über SMS oder WhatsApp zuzustellen.

Die E-Mail-Adresse bleibt dabei erforderlich, aber insbesondere bei zeitkritischen Unterschriften kann der zusätzliche Kommunikationskanal sinnvoll sein.

Die Funktion steht ab Professional zur Verfügung. Das Kontingent beträgt aktuell 10 Zustellungen pro Nutzer im Professional-, 30 im Business- und 150 im Enterprise-Tarif.

Massenversand

Im Business- und Enterprise-Bereich unterstützt Sign.Plus auch den Versand eines Dokuments an viele unterschiedliche Empfänger.

Daten können dabei beispielsweise über eine CSV-Datei importiert werden. Das kann für standardisierte Vereinbarungen oder Einverständniserklärungen interessant sein.

Sign.Plus Integrationen

Ein E-Signatur-Tool ist vor allem dann praktisch, wenn du nicht ständig Dateien zwischen verschiedenen Systemen übertragen musst.

Sign.Plus bietet unter anderem Integrationen für:

Google Workspace
Dokumente können unter anderem aus Google Drive, Docs, Sheets und Slides verwendet werden. Auch Gmail wird unterstützt.

Microsoft Word
Über das Word-Add-in können Dokumente direkt aus Microsoft Word beziehungsweise Word Online zur Unterschrift verschickt werden.

Cloud-Speicher
Unterstützt werden unter anderem Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box und iCloud Drive.

Zapier
Ab dem Business-Tarif lassen sich über Zapier weitere Anwendungen miteinander verbinden und Workflows automatisieren.

API
Für Unternehmen, die elektronische Signaturen direkt in ein CRM, eine Plattform oder einen eigenen Workflow integrieren möchten, gibt es eine separate Sign.Plus Developer API.

Gerade für Unternehmen ist dieser Punkt wichtig. Der eigentliche Mehrwert einer E-Signatur-Lösung entsteht häufig weniger durch die digitale Unterschrift selbst als durch die Automatisierung des gesamten Prozesses davor und danach.

Sind Signaturen mit Sign.Plus rechtsgültig?

Hier lohnt sich eine etwas genauere Betrachtung.

Sign.Plus unterstützt die für elektronische Signaturen relevanten Regelwerke eIDAS in der EU, ESIGN in den USA und ZertES in der Schweiz.

In der EU unterscheidet eIDAS grundsätzlich zwischen:

• einfacher elektronischer Signatur (SES)
• fortgeschrittener elektronischer Signatur (AES)
• qualifizierter elektronischer Signatur (QES).

Sign.Plus unterstützt diese unterschiedlichen Signaturniveaus. Für qualifizierte elektronische Signaturen arbeitet Sign.Plus mit Swisscom Trust Services als qualifiziertem Vertrauensdiensteanbieter zusammen.

Wichtig dabei: Nicht jede beliebige elektronische Unterschrift ist automatisch einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Unter eIDAS besitzt insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Bei Verträgen mit besonderen gesetzlichen Formvorschriften solltest du deshalb immer prüfen, welches Signaturniveau erforderlich ist.

Datenschutz und Sicherheit

Für geschäftliche Dokumente ist der Sicherheitsaspekt mindestens so relevant wie die eigentliche Signaturfunktion.

Sign.Plus beziehungsweise Alohi nennt unter anderem:

• ISO/IEC 27001
• SOC 2 Type II
• DSGVO
• HIPAA
• CCPA
• 256-Bit-AES-Verschlüsselung gespeicherter Dokumente
• TLS 1.3+ bei der Datenübertragung.

Hinzu kommen manipulationsgeschützte Audit-Trails und Möglichkeiten zur Empfängerverifizierung.

Für größere Unternehmen interessant: Beim Enterprise-Tarif stehen zusätzliche Sicherheitskontrollen und Optionen zur Datenresidenz zur Verfügung. Das Unternehmen bietet verschiedene Regionen für die Speicherung von Dokumenten an.

Preise und Kosten Sign.Plus

Sign.Plus bietet neben einem kostenlosen Einstieg derzeit vier kostenpflichtige Tarife. Bei jährlicher Zahlung liegen die Preise deutlich unter der monatlichen Abrechnung.

Bei monatlicher Abrechnung liegen die aktuellen Preise bei 14,99 €, 29,99 €, 49,99 € beziehungsweise 79,99 € pro Monat. Steuern können zusätzlich anfallen.

Was bekommst du in den einzelnen Tarifen?

• Free
  Du kannst Sign.Plus zunächst kostenlos verwenden. Enthalten sind aktuell drei Signaturanfragen insgesamt und eine Vorlage. Damit kannst du gut ausprobieren, ob dir der Workflow grundsätzlich gefällt.
• Personal
  Für 9,99 € monatlich bei Jahreszahlung erhält ein Nutzer unter anderem zehn Signaturanfragen pro Monat, fünf Vorlagen, Erinnerungen, Ablaufdaten, Audit-Trails, Mobile Apps und Cloud-Integrationen.
• Professional
  Ab Professional werden die Einsatzmöglichkeiten deutlich umfangreicher. Du erhältst unbegrenzte Signaturanfragen und unter anderem Ordner, SMS-Authentifizierung, persönliche Unterschriften, öffentliche Formulare, ID-Verifizierung und die Möglichkeit, Anhänge vom Empfänger einzusammeln.
• Business
  Business ergänzt unter anderem unbegrenzt viele Vorlagen, Dokumentenfreigabe, Zapier, Massenversand und eigenes Branding.
• Enterprise
  Enterprise richtet sich an Organisationen mit zusätzlichen Anforderungen an Administration und Compliance. Dazu gehören beispielsweise SSO, erweiterte Security Controls, Datenresidenz und Priority Support.

Vorteile von Sign.Plus

Für mich sind vor allem fünf Punkte interessant.

1. Kostenloser Einstieg

Du kannst den grundlegenden Prozess ausprobieren, ohne direkt ein Abonnement abschließen zu müssen.

2. Gute Abdeckung des gesamten Signaturprozesses

Sign.Plus beschränkt sich nicht darauf, eine Unterschrift in ein PDF einzufügen. Vorlagen, Workflows, Erinnerungen, Statusverfolgung und Audit-Trails bilden einen kompletten Prozess ab.

3. QES und eIDAS-Unterstützung

Gerade für europäische Geschäftsanwendungen ist die Unterstützung unterschiedlicher eIDAS-Signaturniveaus relevant.

4. Integrationen

Google Workspace, Microsoft Word, Cloud-Speicher, Zapier und die API machen Sign.Plus auch für bestehende Unternehmensworkflows interessant.

5. Skalierbarkeit

Du kannst mit einem kostenlosen oder günstigen Einzelplatz beginnen und später auf Team-, Automatisierungs- und Enterprise-Funktionen wechseln, ohne die Plattform austauschen zu müssen.

Wo liegen die Nachteile?

Auch Sign.Plus ist nicht für jeden Anwendungsfall automatisch die optimale Lösung.

Der kostenlose Tarif ist mit insgesamt drei Signaturanfragen relativ stark begrenzt. Wenn du regelmäßig Dokumente verschickst, wirst du daher schnell einen kostenpflichtigen Tarif benötigen.

Einige der interessanteren Automatisierungsfunktionen wie Zapier, Massenversand oder eigenes Branding gibt es zudem erst im Business-Tarif. Bei mehreren Mitarbeitern solltest du außerdem berücksichtigen, dass die Teamtarife pro Nutzer beziehungsweise Sitzplatz abgerechnet werden.

Und wenn du eine E-Signatur-Lösung tief in eigene Software integrieren möchtest, solltest du beachten, dass die Developer API über separate API-Tarife abgerechnet wird.

Für wen eignet sich Sign.Plus?

Besonders interessant finde ich Sign.Plus für Selbstständige, Berater und kleine Unternehmen, die regelmäßig Angebote, NDAs oder Verträge verschicken.

Ebenso sinnvoll ist das Tool für Vertrieb und HR. Ein Kunde kann einen Vertrag unmittelbar digital unterschreiben, während Personalabteilungen Arbeitsverträge und andere Dokumente strukturiert über standardisierte Workflows abwickeln können.

Für größere Unternehmen werden dagegen Funktionen wie Rollen- und Rechteverwaltung, SSO, Datenresidenz, API-Anbindung und zentrale Administration interessanter.

Auch der Anbieter selbst adressiert unter anderem Gesundheitswesen, Rechtsberatung, Finanzdienstleistungen, Immobilien, Bildung und IT-Unternehmen.

Sign.Plus Alternativen

Zu den bekanntesten Alternativen gehören DocuSign, Adobe Acrobat Sign und Dropbox Sign.

Welche Lösung besser passt, hängt weniger davon ab, wer die längste Feature-Liste hat, sondern vor allem von deinem bestehenden Software-Stack.

Wenn dein Unternehmen bereits stark mit einem bestimmten Dokumenten- oder CRM-System arbeitet, solltest du daher zunächst prüfen, welche E-Signatur-Lösung sich dort am einfachsten integrieren lässt.

Für Sign.Plus sprechen insbesondere die Kombination aus relativ günstigem Einstieg, eIDAS/QES-Unterstützung, Integrationen und den umfangreicheren Business-Funktionen.